GESTION DE COMPRAS Y ALMACEN

GESTIÓN DE COMPRAS Y ALMACÉN

DEFINICIÓN

La gestión de compras es una de las tareas más importantes en la cadena de suministros de una empresa. Gracias a una buena política de aprovisionamiento, las empresas pueden mejorar sus márgenes de beneficio. El éxito de una empresa depende directamente de una buena gestión en las compras. 

Para ello, es importante tomar las decisiones correctas a la hora de gestionar y evaluar los proveedores. Por esto, es recomendable tener en cuenta la matriz de Kraljic para garantizar el buen funcionamiento de la logística empresarial

Función adquisición

Esta primera función se refiere a la adquisición por parte de la empresa de los siguientes rubros: materias primas e insumos; materiales indirectos; repuestos; maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario, etc.; útiles de oficina; servicios (transporte de mercancías, por ejemplo); y otros necesarios para la operación de la empresa.  

Función apoyo a las operaciones 

La función de prestar apoyo a las operaciones de la empresa implica actuar en los límites de la organización con su ambiente. Además procura influir en ese ambiente, a través de la adquisición y control de las fuentes de aprovisionamiento necesarias para el mantenimiento del proceso de operaciones. 

Así, una empresa típica obtiene por parte de sus proveedores los materiales, componentes y productos que están destinados a revenderse luego de un proceso de transformación o de agregación de valor.

Los materiales (materias primas e insumos y materiales indirectos) son trasladados físicamente dentro de la instalación industrial. A dichos materiales se agrega valor conforme son transformados en el proceso de producción.

Luego los bienes producidos son transportados a través de una red de distribución física para agregarles valor en tiempo.

GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

• La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente.

• Nuevo enfoque hacia la integración del aprovisionamiento a la estrategia global de la empresa.

• Dada su importancia existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizada con los sistemas de producción, control y reducción de costos y desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de objetivos.

   OBJETIVOS DE LA COMPRAS

    1) Continuidad del abastecimiento

    2)  Negociar precios convenientes

    3)  Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros

    4) Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad

    5) Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos   procesos productivos

    6) Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a

    niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

 RESPONSABILIDAD DE LA GESTIÓN DE COMPRAS 

 1) desarrollar estrategias de compras 

 2) implantar la estrategia de compras 

 3) seguimientos de las acciones 

 4) ajuste del objetivo 

DEFICIENTE ESTRATÉGICA DEL 

Producto-Mercado-Funciones

P: habilidades y conocimientos, plataforma de compras (manual-mecanizado ERP, SAP, call center-presencial, propio-tercerizado)

M: los clientes de compras: inserción en ACS y TE (tiempos de espera)

F: Apalancamiento en CV, áreas de dominio (fabricar-comprar)

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

El proveedor debe  pasar  por  un  proceso  de homologan basado en una auditoria de planta.

El Gestor de Compras   debe    realizar      una clasificación   y actualización de los perfiles de sus proveedores

  

GESTIÓN DE ALMACENES 

DEFINICIÓN 

A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que tenía el piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

QUE ES LA GESTIÓN DE ALMACENES? 

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semi elaborados, terminados, así como el tratamiento e información de  los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del almacenamiento) del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado"  quien  formula  las  cuestiones  de  fundamento  y  principio  es  la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS

Rapidez de entregas

Fiabilidad

Reducción de costes

Maximizan del volumen disponible

Dinamización de las operaciones de manipulación y transporte

           Los beneficios (que justifican su importancia) son:

BENEFICIOS

Reducción de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos

Optimizan de la gestión del nivel de inversión del circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimizan de costes

Reducción de tiempos de proceso

Nivel de satisfacción del cliente

     FUNCIONES DEL ALMACÉN

·        Recepción de Materiales.

·        Registro de entradas y salidas del Almacén.

·        Almacenamiento de materiales.

·        Mantenimiento de materiales y de almacén.

·        Despacho de materiales.

·        Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios  y contabilidad.

PRINCIPIOS DEL ALMACÉN

Como ya ha sido tratado en el módulo de Administración de Inventarios, todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén(aplicables a cualquier entorno):

1)La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

2)El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

3)Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control.

4)Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

5)Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias.

6)Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

7)La identificación debe estar codificada.

8)Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

9)Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén.

10)Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

11)La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

12)La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

13)Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

14)La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

15)El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales - Planificación y Organización y Manejo de la información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el movimiento.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación y organización se encuentran:

1)Diseño de la red de distribución de la compañía: Toda compañía necesita establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser acorde a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de distribución es tal, dado que requiere de la combinación precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de Distribución es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Número de almacenes

2) ubicaciones, la propiedad de la gestión o el tamaño de los mismos.   Tras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la compañía debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se ajustan a sus necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos.

Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o Subcontratación): Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si se autogestionará el almacén o si se subcontratará.

ALMACÉN

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACÉN

Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción

Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptación absoluta a las mercancías albergadas, incluye zonas específicas de stock para mercancías especiales, devoluciones, etc

Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedición

Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la inspección final de las mercancías

Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas. Oficinas: zona destinada      a      la      ubicación      de      puestos      de       trabajo  auxiliares a las operaciones propias de almacén

Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacén

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacén serán abordados en módulos independientes.

MOVIMIENTO

Es el sub - proceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

             1)Volumen del almacén

             2)Volumen de las mercancías

             3)Vida de las mercancías

             4)Coste del equipo frente a la finalidad

             5)Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas

             6)Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de entrada y salida del almacén de las mercancías son variadas, como por ejemplo:

          

A)Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es la primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.

B)First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es la primera que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias

C)First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad es el primero en salir.

INFORMACIÓN

Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de información, este es un eje transversal de los procesos de gestión logística, y la gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su optimizan, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:

1)Información para gestión.

2)Identificación de ubicaciones.

3)Identificación y traslados de mercancías.

DENTRO DE LA INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN SE INCLUYE:

1)Configuración del almacén: instalaciones

2)Datos relativos a los medios disponibles

3)Datos técnicos de las mercancías almacenadas

4)Informes de actividad para Dirección

5)Evolución de indicadores

6)Procedimientos e instrucciones de trabajo

7)Perfiles y requisitos de los puestos

8)Registros de la actividad diaria

La identificación de las ubicaciones la profundizaremos en el módulo de Diseño y Lay-out de almacenes. Por otro lado la identificación y trazabilidad de mercancías se detalla en el módulo de identificación de mercancías.